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农林单位电子会计档案管理问题与对策

发布时间:2021-09-13   |  所属分类:财会:论文发表  |  浏览:  |  加入收藏
摘要:随着信息化技术的飞速发展,电子会计档案的建立与管理,已逐渐成为农林单位财务管理工作中的一项重要内容。会计档案管理是诸多会计管理工作的一个重要分支,是农林单位内部管理的重要组成部分,是记录和反映农林单位经济业务和资金活动情况的重要依据,是会计人员工作的成果。全面加强会计电子档案管理工作,可以大幅度提高农林单位的会计管理水平。针对农林单位在实行电子会计档案管理工作中存在的主要问题,提出了完善和解决问题的对策。
 
关键词:农林单位;电子会计档案;问题;对策
 
引言
 
做好会计档案管理工作,是农林单位管理工作中的一项重要环节,也是一切科研、生产工作有条不紊运行的基础[1]。随着网络信息化技术的飞速发展,会计电算化逐渐走入了企、事业单位的应用范畴[2]。建立电子会计档案管理也在财务管理工作中应运而生。电子会计档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料,是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据[3]。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。随着电子会计档案管理技术的普及和发展,对于每一个农林单位财务管理工作来说,单纯保存传统的纸质档案的弊端日益突显出来,实行农林会计档案的数字化发展至关重要。
 
1农林实行电子会计档案存在的问题
 
随着科技的发展迅猛,会计制度改革的不断深入,计算机技术已在各行各业得到全面的应用。会计电子档案内容、信息量骤增,传统会计档案管理方式的局限性越来越明显,已经不适应新时代的发展。电子会计档案的发展为会计档案的发展创造了良好的条件,会计电子档案管理已经逐渐渗透到会计档案管理的全过程。由于会计电子档案管理与传统的纸质管理有着较大的差异性,因此在执行过程中不可避免的遇到一些问题,会计电子档案的管理已成为当今时代一个急需解决的问题。
 
1.1认识不足、思想意识薄弱
 
在传统的会计档案管理模式下,会计档案管理主要依靠财务人员手工记账对账,对会计档案管理的要求也相对较低。大部分在实行电子会计档案管理过程中,农林单位最主要的原因是领导层和具体从事、办事人员对其认识的不足,没有从思想中深刻意识到实行电子会计档案的重要性。单位内部“所谓”的归档只是纸质档案的归档,而这无疑给会计档案管理埋下了隐患[5]。尤其一些基层的农林单位,数据保存的时效性和时间的长久性都难以保证。电子档案管理人员的法律意识淡薄,对档案保管的重要性认识不足,问题一旦出现将损失诸多会计信息,危害个人及单位利益。
 
1.2档案管理人员素质良莠不齐
 
实行电子会计档案的系统管理,归根到底还是由人来完成,人员素质的高低将决定着档案管理工作的好坏。在农林单位实际工作中,大多没有相关财务专业的人员来从事这项工作,缺少相关专业知识,大部分电子档案管理的工作人员是由其他行业非专业人员来从事,极容易因操作不当等问题影响会计档案管理数据的管理效果,有可能导致会计信息档案不能及时更新,也就不能发现更多的问题,严重影响单位的发展。
 
1.3电子会计档案管理体系不够健全
 
现阶段我国很多单位缺乏完善的电子档案管理制度,电子会计档案的整理、利用、销毁仍采用传统的会计档案管理办法。在一些农林单位中,特别是基层单位,没有形成严格的规章制度,电子会计档案管理制度亦不完善,这就造成无规章可循,不可避免的出现诸多问题和错误。还有部分单位存在着只需要一些基层档案信息,大部分时间久远的档案利用率不高,会计档案的价值没有充分发挥出来,尽管随着时代的进步,大部分农林单位开始使用电子会计档案,但仍存在少数单位沿用传统的纸质档案来进行管理。传统的纸质档案查阅方式仍是会计档案管理的主要方式,这种惯例在一定程度上制约了电子会计档案管理的发展。
 
1.4电子会计档案保管的安全性问题
 
电子会计档案保管的机密性,在一定程度上影响着单位的生存和发展。在实际工作中存在着安全性、保密性的重视度不高。主要表现在档案维护和网络安全问题上。在维护方面如果维护不当易造成数据损失。在安全方面存在着易篡改、易泄密、易感染病毒等几种情况,会计电子档案系统发生意外事故会使数据混乱或丢失,一旦出现问题将对单位造成无法弥补的损失。
 
2农林实行电子会计档案解决问题的对策
 
针对会计电子档案工作中出现的上述问题,应从以下几个方面进行解决:
 
2.1转变思想观念,提高意识
 
由于会计档案管理与传统的会计档案管理存在着较大的差异,因此在执行过程中不可避免的会遇到一些问题,提高会计电子档案管理的质量已成为当务之急。首先,在农林单位中,为了适应时代发展的需要,从领导到具体办事管理的人员都要从根本上转变观念,提升自我意识,用发展的眼光看待电子会计档案管理,使软件得到充分利用。档案管理人员必须要增强法律意识,依法办事,不违法,不违规。增强档案管理人员的道德意识和责任意识。
 
2.2提高档案管理人员的素质
 
只有提高农林单位档案管理人员的专业素质,才能提高其工作效率,更有效的管理电子会计档案。农林单位可以指定专人负责会计电子档案管理工作,培养专业的会计电子档案管理人员。管理人员要跟上时代的步伐,就是要定期的对其进行培训,提高档案管理人员专业水平。也可以培养一些高端的专业人才。如既拥有档案管理和财务管理相关知识,又懂计算机业务的专门人才。定期的对档案管理人员进行再次培养,确保人才能够与时俱进,紧跟先进的管理理念。
 
2.3完善电子会计档案的管理体系
 
在农林单位中,需要不断加强和完善电子会计档案的各项规章制度。形成自己独有的管理制度,建立健全适应会计电子档案管理工作环境的制度体系,建立会计电子档案的备份制度,对电子会计档案建立完善的索引体系[6]。做到有章可循,可以建立档案管理小组,由领导带头,建立相应的归档、保管、借阅和备份管理流程。建立审批制度,做到谁借阅谁负责,有底可查。提高电子会计档案的利用效率,掌握最新的工作动态,提高更新速度,这样才能使档案更好的为大家所利用。对单位的发展帮助很大。
 
2.4加强电子会计档案的安全和维护
 
必须提高农林单位档案人员对会计电子档案的维护,要做到定时、有序。在单位进行电子档案保存的同时,可以有选择性保存纸质资料。对相关软件和数据做好备份,可以由农林主管部门出面制定专业统一的软件,对软件的开发商和销售商进行规范化的控制,对相关人员进行统一培训,对所传输的文件进行加密,要充分顾及电子设备的防磁防雷电等安全要求。对会计档案建立保密等级,设置相应的访问权限,设置防篡改多层校验。保管部分纸质档案,作为会计电子档案的辅助和补充。考虑到基层农林单位人员软件应用能力问题,应对操作系统进行简单化处理并配备完善的售后服务。只有这样才能及时进行信息反馈,对软件不足的地方进行及时修改。
 
3结语
 
随着电子技术的发展,电子会计档案的应用也得到了很大程度的提升,其发展模式也更加的科学化和精细化。虽然电子会计档案在基层农林单位的实行还存在着一些问题,但由电子会计档案代替传统纸质档案已成为必然趋势。农林单位实行电子档案管理,积极推进会计电子档案管理系统的建设和应用,能够使农林单位在未来的会计档案管理工作中更加高效、规范,在会计信息共享方面能够有更大的提升,逐步实现规范化操作、无纸化办公、智能化处理、自动化分析等先进的财务管理模式,进一步提升财务管理效率,更符合新形式下会计电子档案发展的需要。因此,我们要完善这一工作,发挥其特有的功能,更好为单位财务管理工作做出贡献。
 
参考文献
 
[1]赵丽萍,郝兆国,吴国香,等.加强科研单位财务会计档案管理及应用的探讨[J].齐鲁珠坛,2019,(2):50-51.
 
[2]黄荣.农林科研事业单位会计管理档案初探[J].科技创新与应用,2015,(22):267.
 
[3]王矿平.我国会计电算化存在的问题及对策研究[J].企业研究,2013,(14):89.
 
[4]王珍.浅析会计电子档案的管理[J].潍坊学院学报,2009,(1):157.
 
[5]徐冬梅.会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2018,(7):76-77.
 
[6]黄晓云,肖剑钦,谭荔.科研院所会计档案规范化管理浅析[J].财会学习,2018,(1):118-119.

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